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POLITIQUE VIE PRIVEE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL 

  1. Qui sommes-nous ? 
  2. Guest Productions srl en tant que responsable du traitement

Par le biais de cette déclaration (ci-après dénommée « déclaration»), nous souhaitons vous informer de la raison pour laquelle et de la manière dont vos données à caractère personnel sont récoltées et traitées par Guest Productions (ci-après communément dénommée « nous » ou «GP »)

Vous trouverez nos coordonnées au point 10 de cette déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous demandons et utilisons. En tant que responsable du traitement, nous prenons les mesures nécessaires afin que vous :

  • soyez informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel et de vos droits ;
  • conserviez le contrôle des données à caractère personnel que nous traitons ; 
  • puissiez exercer vos droits à l’égard desdites données. Vous trouverez plus d’informations concernant vos droits au point 9 de cette déclaration.
  1. Responsable du traitement des données 

Nous avons également désigné un responsable au traitement des données. La protection de vos données nous tenant à cœur, il nous a paru opportun de désigner un responsable en matière de protection des données à caractère personnel, afin de vous fournir une garantie supplémentaire du bon traitement de vos données. 

  1. Quelles données récoltons-nous à votre sujet ?
  2. Données à caractère personnel de nos clients, prospects et fournisseurs

Nous entendons par « données à caractère personnel » toutes les informations relatives à une certaine personne physique. Le type de données que nous récoltons dépend des relations entretenues avec la personne concernée (client, prospect, fournisseur,…). Il s’agit entre autres de données à votre sujet et/ou sur vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou consultants indépendants (ci-après communément dénommés « vous » ou « votre/vos »).

Si vous nous communiquez les données personnelles de vos représentants, votre personnel, vos collaborateurs et/ou vos consultants indépendants, vous devez les informer de l’existence et du contenu du présent document, de même que de nos devoirs, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits. 

Les données recueillies sont essentiellement des données administratives et des coordonnées de contact.  Ces données nous permettent de vous identifier ou de vous contacter, de vous faire bénéficier de nos services ou encore de faire affaire avec vous si vous êtes un client, prospect ou fournisseur. Il peut s’agir de coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, adresse IP ou encore de données financières en vue de permettre le règlement de nos créances et /ou dettes. 

En ce qui concerne les utilisateurs de notre site web www.sceneculture.be (ci-après désignés les « utilisateurs (du site) »), il s’agit essentiellement de coordonnées de contact et le cas échéant, de l’objet de leurs demandes. Ces informations peuvent aussi être récoltées directement, lors de campagnes promotionnelles ou d’événements organisés par GP ou par tous les media de communication usuels, ou indirectement par l’entremise d’intermédiaires. 

Enfin, sur notre site internet, nous utilisons des « cookies ». Ce sont des petites parties d’informations qui sont enregistrées sur votre ordinateur par votre navigateur et qui nous permettent d’obtenir certains renseignements sur les utilisateurs de notre site internet (ex : choix de langue, durée de votre visite sur la page, préférences etc.). Ils permettent de mieux adapter le site internet à vos souhaits et préférences et facilitent son utilisation. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies située dans le footer de notre site internet www.sceneculture.be

Nous ne récoltons et ne traitons pas de données dites sensibles, à savoir :

  • données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale ; 
  • données génétiques ou biométriques (ex : images faciales et empreintes digitales) ; 
  • données relatives à la santé ;
  • données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle. 

Si de telles données sensibles nous sont fournies, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.

  1. Mineurs

Nous n’avons pas l’intention de traiter les données à caractère personnel de mineurs.

  1. Pour quelles finalités avons-nous besoin de vos données ?
  2. Les données de nos clients, prospects et utilisateurs du site

Elles sont essentiellement utilisées pour délivrer nos services. 

En toute hypothèse, vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées à des fins de profilage ou transmises à des tiers.

Données des clients et des prospects.

Nous récoltons et traitons les données à caractère personnel de clients et distinguons 4 types de traitement

 FINALITES DONNEES UTILISEES FONDEMENT LEGAL
1.    Communication GP utilise vos données afin de vous communiquer des informations en relation avec son activité Adresse, adresse email, numéro de téléphone, de GSM.  Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet.
2.    Paiement

GP utilise vos données afin de vous envoyer les factures liées aux prestations effectuées ou vos tickets de spectacles

Lorsque le Client est transféré sur une plateforme de paiement externe (système de billetterie, utick, Ticketmaster, Fnac, etc), c’est la politique de traitement de données de ce système qui sera en vigueur sauf si stipulation contraire. 

Adresse, nom, prénom, email. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat et à son obligation légale de respecter les formalités d’une facture.
3.    Newsletters GP utilise vos données afin de vous communiquer par email sa newsletter ou pour toute communication qu’il jugerait utile pour répondre à sa mission. Adresse email.

Ce traitement est fondé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’intérêt légitime dont disposerait GP au regard de son activité.

Vous pouvez à tout moment vous désabonner des Newsletter en cliquant sur le lien de désinscription en bas de celle-ci.

  • SMS et contacts téléphoniques
GP utilise vos données afin de vous communiquer par téléphone pour toute communication qu’il jugerait utile pour répondre à sa mission. Numéro de téléphone mobile, Numéro de téléphone fixe. Ce traitement est fondé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’intérêt légitime dont disposerait GP au regard de son activité.

L’inscription à la newsletter via le formulaire présent sur notre site implique que des données à caractère personnel sont traitées. Lors de la délivrance de nos services, nous recevons et traitons les données à caractère personnel concernant nos clients ou prospects. Nous traitons des données de manière régulière, ce qui nécessite encore une plus grande protection des données.  

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel de nos clients comme décrit plus haut, nous agissons en qualité de « responsable de traitement » des données à caractère personnel.  Le gérant et les collaborateurs de GP ont accès à toutes les données personnelles de nos clients, en vue de leur traitement dans le cadre de la relation établie et ce, seulement dans la mesure requise en vue de délivrer nos services. L’accès aux données du client est enregistré et tout accès non autorisé à ces données sera rapporté au responsable de la protection des données. 

Qualité du traitement.

Nous nous assurons que les données à caractère personnel sont traitées avec soin. 

Concrètement, cela signifie que:  

-les données sont bien protégées : les mesures de protection adéquates sont prises afin de s’assurer que seules les personnes ‘autorisées’ ont accès aux données et qu’aucun accès non autorisé n’est possible; (mots de passe spécifiques…)

-les données doivent être traitées avec soin. Des mesures sont prises afin d’éviter qu’elles ne se perdent ; (Antivirus MacAfee Live Safe, Pare-feu Windows,..)

-nous ne partageons pas ces données avec des tiers, sauf moyennant l’autorisation explicite des personnes concernées ; 

-nous demandons et récoltons uniquement les données à caractère personnel de nos clients dont nous avons réellement besoin afin d’atteindre les objectifs définis, nous informons le client de ces finalités et utilisons ses données à ces seules fins

-nous conservons uniquement les données à caractère personnel durant la période nécessaire. 

Les politiques en matière d’archivage pour ce type d’informations seront respectées. 

Certains de ces principes sont non seulement pertinents pour les données à caractère personnel mais également pour les autres données que nous recevons de nos clients.  

  1.          Les données de nos fournisseurs

Elles sont utilisées pour gérer les relations commerciales avec les fournisseurs.  

Nous récoltons et traitons les données à caractère personnel de nos fournisseurs, à des fins de facturation et afin de pouvoir continuer à utiliser leurs services ou de bénéficier de leurs produits. 

Les données utilisées à des fins administratives et de facturation sont conservées dans notre système.   

Ces données sont actualisées régulièrement et conservées en sécurité.  

Ici aussi la politique de conservation tient compte d’impératifs légaux (comptabilité/audit)

  1. Demandons-nous votre consentement avant de procéder au traitement de données ? Quels sont les fondements justifiant les traitements ?

Nous avons uniquement l’autorisation d’utiliser et de traiter vos données à caractère personnel si l’une des conditions suivantes est remplie :

  • Nous disposons de votre consentement libre et explicite afin d’utiliser vos données à caractère personnel à une certaine fin. Ainsi, nous vous demandons votre consentement lorsque nous avons pour objectif de vous envoyer des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnelles (par le biais de newsletters électroniques). Cela concerne les clients, les utilisateurs du site ou plus généralement, tout tiers s’adressant au GP
  • L’utilisation de vos données est nécessaire à l’exécution d’un service que vous procure GP ou pour, à votre demande, effectuer les démarches en vue de la conclusion d’un contrat avec le GP. Il s’agit des clients et fournisseurs.
  • Nous sommes légalement tenus de traiter certaines données, et plus particulièrement de les communiquer aux autorités compétentes.
  1. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données ?
  • Seuls les collaborateurs qui doivent avoir accès aux données à caractère personnel pour mener à bien leurs tâches professionnelles peuvent y accéder. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité.
  • Nous faisons également appel à des fournisseurs externes, qui prennent certains traitements en charge afin que nous puissions mener à bien nos activités, à savoir des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de nous assurer que vos données soient uniquement traitées et utilisées aux fins mentionnées au point 3 de cette déclaration. En toute hypothèse, nous nous assurons du fait que lesdits fournisseurs soient soumis aux mêmes exigences de protection des données à caractère personnel que GP.
  • Si nous sommes soumis à une obligation légale, vos données à caractère personnel peuvent être fournies à des institutions réglementaires, des instances fiscales et des services de recherche.
  1. Où conservons-nous et traitons-nos vos données à caractère personnel ?

Vos données sont conservées sur notre système et sont stockées sur des serveurs situés sur le territoire de l’Espace Economique Européen ou dans un pays offrant un niveau de protection adéquat selon les critères de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel. Ces données sont conservées sur les serveurs de notre fournisseur de CRM. Les données sont également conservées sur les serveurs de notre site internet via notre hébergeur Infomaniak et sur nos ordinateurs de bureau et portables (protégés par mots de passe, pare-feu, antivirus)

Nous veillons également toujours à ce que des exigences de protection des données à caractère personnel équivalentes à celles reposant sur celles de GP soient respectées par les tiers récipiendaires (DPA, clauses contractuelles types, normes adéquates, manuel de gouvernance,…), que les transferts soient effectués hors UE ou non. 

En dehors de ces cas, vos données à caractère personnel ne seront jamais communiquées ou mises à la disposition de tiers et elles seront exclusivement utilisées dans notre intérêt.

  1. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne conserverons pas vos données pendant une plus longue période que le délai nécessaire à l’atteinte des objectifs mentionnés au point 3 de cette déclaration. Les éventuelles dérogations ou clarifications de ce principe sont indiquées de manière explicite sous les différents objectifs mentionnés au point 3 de la présente déclaration.

Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de l’objet du traitement, les délais de conservation peuvent varier de manière considérable. 

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour définir les délais de conservation : 

  • Pendant combien de temps avons-nous besoin des données pour délivrer nos services ou pour bénéficier des services/produits de nos fournisseurs ?
  • Avons-nous défini et annoncé un certain délai de conservation ?
  • Avons-nous obtenu l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
  • Sommes-nous soumis à une obligation légale de conservation/d’archivage, à une obligation contractuelle ou comparable ?

Dès que nous n’aurons plus besoin de vos données et que nous ne serons plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimerons de manière définitive ou, si cela s’avère impossible, les rendrons anonymes dans notre système.

Vos données à caractère personnel seront en principe conservées et utilisées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de nos obligations légales, au règlement de conflits ou à la gestion de contrats.

  1. Comment sécurisons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont considérées comme étant strictement personnelles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et récoltées de toute destruction, perte, altération accidentelle et de tout endommagement, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié de données. 

  1. Quels sont vos droits ?
  • Droit d’accès, d’opposition, à la rectification, à l’oubli et à la portabilité de données
  • Droit d’accès

Vous avez accès aux données personnelles que nous traitons et possédez un droit de regard sur celles-ci. Si vous le souhaitez, nous vous fournirons gratuitement une copie de ces données.

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  • Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la suppression ou la rectification de données erronées, parcellaires, inadéquates ou obsolètes. 

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  • Droit de retrait de votre consentement

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement (cf. point 4 de cette déclaration), vous avez le droit de le retirer à tout moment. 

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  • Droit d’opposition à certains traitements

Lorsque vos données personnelles sont traitées dans le cadre d’une étude scientifique ou à des fins statistiques ou de profilage, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données pour des motifs relatifs à votre situation spécifique. 

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  • Droit à l’oubli

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez mettre un terme à la relation entretenue avec GP, vous pouvez donc nous demander d’arrêter d’utiliser vos données à caractère personnel. Nous pouvons toutefois conserver les données requises à des fins légales, de preuve ou de gestion de contrats.

Outre ce droit à l’oubli, vous avez également le droit de nous demander de tout temps de mettre un terme au traitement des données traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. Toutefois, en cas d’intérêt légitime prévalant sur les vôtres, nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles, à moins que vous ne décidiez de mettre un terme à la relation qui nous lie.

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  • Droit à la portabilité de données

En ce qui concerne les données personnelles traitées sur la base de votre consentement ou en raison de leur nécessité pour la livraison des produits ou services demandés, vous pouvez nous demander de vous les envoyer dans un format digital, lisible et structuré afin de pouvoir les enregistrer en vue d’une (ré)utilisation personnelle, ou de les transférer à un autre responsable du traitement, pour autant que cela soit techniquement possible.

Pour l’exercice de vos droits, nous nous référons au point 9.3 de la présente déclaration.

  1. Droit de restreindre certains traitements

Vous pouvez nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles dans chacun des cas suivants : 

  • si vous contestez l’exactitude des données, le traitement peut être suspendu pendant la période durant laquelle nous sommes chargés de vérifier leur exactitude ;
  • si l’objet du traitement est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données ; 
  • si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins mentionnées au point 3, mais que vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; 
  • si vous vous opposez à un traitement, celui-ci sera restreint pendant la période durant laquelle les motifs invoqués par les deux parties seront analysés. 

Si vous obtenez le droit de restreindre/suspendre le traitement, nous n’effectuerons plus aucune opération avec les données concernées, à l’exception de leur enregistrement.

  1. Comment exercer ses droits ?

Pour exercer les droits précités, vous pouvez nous adresser une demande écrite :

  • Par e-mail : contact@sceneculture.be
  • Par courrier à l’adresse suivante : 

Responsable du traitement des données

Guest Productions srl

Chaussée Verte 62/3

4367 Crisnée (Belgique)

BE0543 411 618

Nous vous demandons d’indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer et à quel(s) traitement(s) vous souhaitez vous opposer ou quel consentement vous souhaitez retirer. 

  1.  Points d’attention relatifs à l’exercice des droits

Nous vous informons que l’opposition à certains traitements ou le retrait de votre consentement pour différents traitements de vos données personnelles peut avoir pour conséquence que vous ne serez plus informé(e) des activités ou services proposés ou que vous ne pourrez plus y recourir.

  1. Comment poser des questions ou introduire une réclamation ?

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez introduire une réclamation concernant le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter via les canaux suivants :

  • Par e-mail : contact@sceneculture.be
  • Par courrier à l’adresse suivante : 

Responsable du traitement des données

Guest Productions srl

Chaussée Verte 62/3

4367 Crisnée (Belgique)

BE0543 411 618

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l’exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la législation, vous avez le droit d’introduire une réclamation devant l’Autorité de protection des données. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet sur https://www.privacycommission.be

  1. Modification de la présente déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente déclaration si nécessaire. 

En cas d’importantes modifications, la date de modification sera mise à jour et un exemplaire de la nouvelle déclaration sera postée sur le site de Scène Culture (www.sceneculture.be).

Nous vous encourageons à consulter cette déclaration de manière périodique afin de prendre connaissance de la manière dont nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.